Getting things done — как делать дела (КДД), — это система, предложенная американцем Дэвидом Аленом (David Allen) для того, чтобы улучшить фокус, снизить уровень стресса, увеличить продуктивность.
Когда вы научитесь пользоваться КДД, вы удивитесь, насколько она проста и логична, а также удивитесь, как вы жили без нее.
На первый взгляд, может показаться, что шагов много, но если вы пару раз попрактикуетесь со своими конкретными задачами, то вы запомните систему без проблем и будете ею пользоваться постоянно — даже если не всей системой, то некоторыми ее элементами, например, корзиной для задач.
Суть проблемы:
- человеческий мозг хорош для обработки информации, а не для ее хранения
- переизбыток входящей информации, которую нужно запомнить и в дальнейшем как-то использовать рождает стресс
- незаконченные дела (open loops) высасывают умственную энергию
Выход:
- хранить информацию обо всех входящих задачах (tasks) на неком носители (бумага, компьютер)
- сортировать записанные задачи с тем чтобы определить, что сделать сегодня, завтра или когда-нибудь, что сделать следующим.
- время от времени устраивать ревизию своих задач
Техника:
ШАГ 1: Сбор задач в корзину.
Корзиной может быть:
- физическая корзина/коробка, куда вы будете кидать бумажки или стикеры, на которых вы записывали задачи
- диктофон
- емейл
- специальная компьютерная программа. Лично я рекомендую два сервиса для электронного хранение и обработки задач: Evernote и Things.
Evernote хорош для хранения информации — записей в виде текста, картинок, аудио-заметок. Например:
— рецепты
— чеклисты (списки задач с галочками)
— списки (например, список 100 лучших книг для детей), фотографии документов.
Программа Things сделана именно для КДД. Вот интерфейс Things. Корзиной является папка Inbox.
Примеры задач:
- поменять моторное масло
- купить мясо для шашлыка
- позвонить в службу поддержки мобильного оператора
- почистить линзы у фото объективов
- запустить на компьютере антивирус
- зашить рубашку
- позвонить другу и договориться о рыбалке
- рассказать ребенку о Солнечной системе
На данном этапе идет бездумное собирание ВСЕХ приходящих в голову задач.
Никакого анализа! Все сваливается в одну кучу.
Такая свалка в корзину идет постоянно: услышал/вспомнил про задачу — сразу записал.
На данном этапе нет больших, малых, трудных, легких, сложных, простых задач — все они едины и все идут в одну корзину.
Когда мы сбрасываем задачи в физическую или виртуальную корзину, то мы снимаем с наших плеч груз — необходимость держать их в уме. Это приятное, освобождающее чувство.
Можно иметь несколько корзин. Но чем меньше корзин — тем лучше.На рабочем компьютере у меня был Things для работы, а на домашнем компьютере — для дома.
Такая схема прекрасно работала много лет.
Если вы запомните о КДД только одну вещь, пусть это будет свалка всех задач в реальную/виртуальную корзину и возвращение к ним время от времени.ШАГ 2: Очистка корзины.
Вот схема очистки корзины:
2.1. Вникните в задачу и поймите ее, оцените риски, время на исполнение. Это особенно важно, когда задача была делегирована вам кем-то другим.
2.2. Спросите себя: “Нужно ли мне произвести какое-то действие для этой задачи?”
Если ответ “НЕТ”, то
Опция 1: бросаем задачу в мусорное ведро
Опция 2: переводим задачу в папку “Однажды” (Someday в Things), для задач, которые вы, может быть, однажды сделаете, а, может, и не сделаете.
Опция 3: переводим задачу в папку “Информация”. Для этого можно создать отдельный Project в Things для задач, в которых есть важная информация, например, имя страхового агента.
Если ответ “ДА, В БУДУЩЕМ”,
Сделайте в календаре, например, в Gmail, напоминание себе. Если вы работаете с Things, то можете перевести задачу в папку Scheduled с указанием числа для напоминания о задаче.
Если ответ “ДА, КАК МОЖНО БЫСТРЕЕ”
2.3. Спросите себя: “Что я должен конкретно сделать для выполнения этой задачи?”
Если для выполнения задачи нужна лишь одна операция, например, распечатать документ или послать емейл в пару строчек, то переходите к пункту 2.4.
Если для выполнения задачи нужна серия операций, создайте проект (в папке Projects в Things) и набросайте список действия для выполнения этого проекта (можно набросать их в корзину или же в Things под этим конкретным проектом). В будущем, когда все операции будут выполнены, проект отмечается, как сделанный, и по желанию удаляется либо сохраняется.
2.4. Спросите себя: “Смогу ли я выполнить эту задачу за 2 минуты?”
Если ответ “ДА”, то выполните задачу.
Если ответ “НЕТ”, то переходите к пункту 2.5.
2.5. Спросите себя: “Эту задачу должен выполнить я или я могу передать ее кому-то другому?”
Непоседы, у которых есть такая возможность (напр., секретарь или заботливая жена-Ботаник), должны по-максимуму делегировать задачи, плохо совместимые с Синдромом, например, позвонить кому-то -> назначить встречу -> внести эту встречу в календарь, и т. д.Если ответ “ДА”, то делегируйте задачу
Если ответ “НЕТ”, то переходите к пункту 2.6.
2.6. Теперь вы выбираете одно из двух:
Опция 1: Переводите задачу в папку “Сделать следующим” (Next в Things).
Опция 2: Вносите задачу в календарь (напр., в Gmail или в Scheduled в Things).
ШАГ 3: Организуйте список задач из “Сделать следующим” (Next в Things)
Если в этом списке менее 30 задач, то переходите к ШАГУ 4.
В противном случае, сгруппируйте задачи внутри “Сделать следующим”
1. По контексту, например,
- с учетом места исполнения задачи, напр., офис,
или
- с учетом специфической ситуации, напр., ответить на емейлы.
или
2. По приоритетности, например,
- с учетом срочности и важности,
- используя формулу “Начинаем с противного” — сделать самые противные дела в первую очередь,
- используя формулу “Начинаем с интересного” — сделать сначала дела, которые хочется делать, и, таким образом, сгенерировать приток продуктивной энергии.
Метод “Начинаем с интересного” более предпочтителен для Непосед, так как он включает гиперфокус, который дает энергию и мотивацию для свершений.
Этой энергии/мотивации может хватить и для выполнения менее интересных задач.
ШАГ 4: Выполняем задачи!
На этом этапе мы делаем конкретную работу по исполнению задач: отвечаем на емейлы, делаем звонки, едем куда-то, встречаемся с кем-то. Когда задача выполнена, мы ставим напротив нее галочку — это действие дает моральное удовлетворение и дающее силу осознание “Я решил, я сделал”. Эта задача удаляется из списка “Сделать следующим”.
ШАГ 5: Делаем ревизию наших списков задач.
5.1. Когда появляется новый контекст или информация, мы можем перегруппировать/обновить наш список задач в “Сделать следующим”, например, вы получили емейл от начальника, что некую задачу нужно сделать на этой неделе, в то время, как первоначальная договоренность была о другом сроке.
5.2. Каждое утро смотрим в календарь и знакомимся с задачами на сегодня.
5.3. Еженедельная ревизия списков и корзин:
5.3.1. Чистим корзину. Это можно и нужно делать даже чаще, чем раз в неделю.
5.3.2. Оцениваем хорошо ли для нас работает КДД. Может быть, нужны какие-то изменения, например, добавить еще одну корзину
5.3.3. Чистим и обновляем наши списки задач. Например, удаляем/переносим уже выполненные проекты.
…
Вот несколько программ, кроме Things и Evernote, для КДД:
- OmniFocus
- Procraster
- Timeful
- Clear
- Remember the milk.
…
Если лень использовать КДД от корки до корки, то можно взять из нее отдельные элементы и идеи.